GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA EN EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE PARTES AUTOMOTRICES: VISIÓN DESDE LAS PLATAFORMAS VIRTUALES

  

Es incuestionable la relevancia que tiene el control de los inventarios como proceso primordial de cualquier organización, ya que tales inventarios se convierten en efectivo, una vez que se realiza la venta del mismo. Las empresas, como, por ejemplo, las importadoras de partes automotrices, manejan grandes cantidades de inventarios, que deben estar almacenados de manera organizada, que luego son embalados de manera determinada y que hace necesarios controles adecuados mediante políticas, procesos y funciones, que conduzcan a una adecuada organización de los inventarios.  A tal efecto, según las Normas Internacionales de Contabilidad 2 (NIC 2, 2020, pág. 5), los inventarios

son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros que serán consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

De igual forma, Barzallo y Solórzano (2013), definen el inventario como “aquel conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar” (p.23). De igual forma, Sánchez, Vargas, Reyes y Vidal (2011), mencionan que “dentro de toda organización es de vital importancia la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario” (p.89). Mientras que, Zapata (2011), indica que son “bienes que están disponibles para la producción, venta o consumo interno” (p.123)

En las consideraciones anteriores, se observa como los autores conceden importancia al inventario como elemento necesario en el proceso de producción, comercialización, abastecimiento o consumo interno de los bienes que son almacenados por una empresa, por lo que su manejo reviste igual relevancia, así como la estructura que sirve para controlar el nivel de existencia, siendo determinante en las decisiones de compra de cada elemento y el momento exacto de efectuar esa compra, lo que convierte al inventario en uno los principales recursos que dispone una entidad comercial o industrial.

Cabe destacar que, según Chalotra (2013), la esencia de la gestión de inventarios es aumentar las operaciones comerciales para garantizar un flujo eficaz de bienes, productos y servicios. En ese sentido, Ramírez y Manotas (2014), señalan que “los inventarios constituyen, en la mayoría de los casos, uno de los principales componentes del capital de trabajo de las organizaciones y las decisiones de inversión en este rubro” (p.251)

 

Como resultado, varias organizaciones se han centrado más en la importancia de mejorar la eficiencia del sistema de control interno de la gestión de inventarios. Las debilidades del control interno pueden resultar en oportunidades para fenómenos de fraude, según lo establecido por Cressey (1973) que: “la Teoría del Entrenamiento en Fraude puede explicar los fenómenos de fraude” (p.145) Esta teoría demostró tres factores que representan las razones, que llevaron a los fraudes cometidos, incluyen oportunidades, presión y racionalización.

Con base en las explicaciones anteriores, es importante investigar las debilidades del control de gestión de inventario en la organización, cuando una empresa no tiene los sistemas satisfactorios para controlar la compra de inventario, valoración y seguimiento. Hay posibilidades más divergentes entre la demanda y la oferta de inventarios, lo que afecta negativamente el desempeño operativo como lo mencionan Feng, Li, McVay y Skaife (2015).

Por otra parte, según lo expresado por Asencio, González y Lozano (2017), “el inventario se comporta como un amortiguador entre dos sistemas: uno de oferta (producción o abastecimiento) y otro de demanda (clientes o distribuidores)” (p.2) En función de estas características, es entendible que a juicio de los autores el tamaño del inventario va a depender del comportamiento de estos sistemas.

Explican Asencio, González y Lozano (2017), que “mientras exista demora en la cadena de abastecimiento, mayor sería el tamaño del inventario, debido al efecto látigo de la demanda, por lo que recomiendan mantener un nivel adecuado de inventario para evitar posibles costos por mantenimientos o pérdidas por deterioro o por excedentes, lo cual afectaría de manera directa la rentabilidad de la empresa (p.89)  

En orden de ideas, Duran (2012), señala que el mantenimiento de niveles elevados de inventarios involucra una mayor cantidad de recursos financieros inmovilizados afectando el flujo de operaciones dentro de la empresa.  Mientras que el caso contrario, de bajos niveles de inventarios, provocaría que se realicen mayor cantidad de pedidos a los proveedores, además de la incapacidad de cubrir satisfactoriamente la demanda, lo que ocasiona pérdida de clientes, disminución de ventas y afectación en las utilidades. (p.256)

Por las razones antes expuestas, toda empresa debe tener un sistema de gestión, que le permita principalmente tomar decisiones y ejercer el control, es decir, se toma la información contable para identificar que productos y/o servicios son rentables para la organización a través de información fiable y oportuna. Por lo tanto, el control de gestión de inventario, debe crear las condiciones necesarias para disminuir el riesgo; esto se logra analizando adecuadamente los indicadores financieros y logísticos, determinando el punto óptimo de gestión productiva y financiera.

El control y gestión de inventarios depende en gran medida de pronosticar de forma acertada las condiciones que inciden directa o indirectamente en el proceso productivo o administrativo de la empresa, es decir, que se debe tomar la información del entorno y relacionarla a su vez con la obtenida por cada uno de los departamentos que forman parte del ente empresarial. Sin embargo, estas decisiones deben estar acompañadas de políticas de gestión de inventario bien definidas, que a su vez puedan ser flexibles adaptándose a entornos virtuales.

Dentro del control y gestión financiera, como herramienta complementaria, se encuentra la gestión de inventarios, la cual permite gestionar los recursos disponibles para la venta a través del proceso de toma de decisiones, ya que el objetivo de una gestión de inventario es simplificar las actividades operativas a través del uso de tecnologías, resultando en que las organizaciones no solo podrán mejorar sus procesos de producción, sino que también se tendrá información relevante para el proceso de toma de decisiones.

Ahora bien, el proceso de gestión y control de inventarios de toda organización empieza en la recopilación de la información desde la fuente de datos, de los comprobantes de todas las operaciones que realiza una empresa, los cuáles son clasificados, y llevados a partidas o cuentas contables para su posterior registro en los libros de la empresa. Esta información es compilada y analizada en los Estados Financieros, sin embargo, el movimiento logístico también es importante en este punto, y crear los mecanismos de control permite la correcta valoración de los activos disponibles para la venta.

De esta manera, la desorganización y la carencia de mecanismos de control sobre los inventarios dentro de la empresa, generan errores de control en el corto y mediano plazo, ineficiencia en el uso de recursos y reducción de la rentabilidad empresarial. Bajo este contexto, resulta interesante analizar los aspectos asociados al control de inventario que inciden en la rentabilidad de las comercializadoras de repuestos automotrices.

Para las empresas involucradas en estas cadenas de suministro, la prioridad es mantener niveles de servicio adecuados en el escenario actual, garantizando una alta disponibilidad en cada eslabón para ayudar a preservar el abastecimiento de este tipo de rubros comerciales. Esto requiere mantener la articulación y flexibilidad de los procesos en la cadena de suministro, (lo que incluye el mantenimiento de niveles óptimo de inventario), reflejada en la toma de decisiones. A pesar de la relevancia del problema, los estudios sobre estrategias comerciales de inventario de productos y su impacto en el nivel de servicio y la demanda volátil son limitados.

Por la volatilidad, incertidumbre y complejidad del mercado, las cadenas de suministro de las empresas comercializadoras han recibido un gran impacto debido a la modificación en el consumo que ha producido cambios en el comportamiento de la demanda, lo cual se ha reflejado tanto en el tipo de productos como en las cantidades a entregar, generando lo que Pastore y Col. (2020), señalan como efecto látigo, que se extiende por todos los eslabones de la cadena, creando un ambiente de inestabilidad en los sistemas de producción y distribución que disminuye significativamente su desempeño operativo y financiero.

Atender la demanda apremiante a través del desarrollo de estrategias y el uso de activos y capacidades únicos, es responsabilidad de las empresas. En consecuencia, el control de inventarios es uno de los temas más complejos en la logística y gestión de la cadena de suministro, y las causas asociadas a la necesidad de mantener inventarios de cualquier tipo y en cualquier empresa, son las fluctuaciones aleatorias en la demanda y el tiempo de entrega, ambas variables se ven afectados por periodos de incertidumbre. Según Pérez Vergara y col. (2020), esta es más visible en las pequeñas y medianas empresas (PYMES), que deben competir con multinacionales del mismo sector, que cuentan con mayor infraestructura, en términos de procesos y solidez financiera, lo que lo convierte en un gran desafío.

Kumar y col. (2020), indican que para responder a los requisitos de los clientes en este nuevo contexto y gestionar la cadena de suministro durante periodos de incertidumbre, volatilidad y complejidad, se requiere una coordinación y colaboración sin precedentes entre procesos, organizaciones, mercados y la economía en general. (p.149)

Por su parte, Verma y Gustafsson (2020), se han publicado un número relativamente elevado de artículos analizando su impacto y propuestas en el ámbito de los negocios y la gestión, en los que el enfoque del negocio tradicional demuestra no ser efectivo y propuestas diferentes se elaboran de acuerdo a nichos definidos, lo que demuestra que esta etapa será un catalizador para las políticas de corto, mediano y largo plazo en cada área de producción especifica. (p.789)

En particular, existe necesidad de producir literatura científica sobre prácticas comerciales exitosas en el manejo de esta incertidumbre, haciendo énfasis en la gestión de inventarios, enfocada a mantener bajos niveles de inventario optimizado, es ineficaz en el entorno de improbable alto riesgo, pero de gran impacto. Para Ávila Forero (2020), columnista de la Revista Dinero, los efectos de los periodos de incertidumbre, volatilidad y complejidad en las empresas comercializadoras de repuestos se manifiestan a través de la disminución en la demanda, conllevando a un deterioro en el valor de los inventarios, explicando que esto a su vez fomenta un efecto látigo, describiéndolo de la siguiente manera (p.145)

Los minoristas, al ver menos demanda de los consumidores, ordenan menos a los mayoristas; estos ordenan menos a los fabricantes; y los fabricantes piden menos de sus proveedores. Si este efecto látigo, se combina con las interrupciones del suministro y una desaceleración en el gasto del consumidor las consecuencias son muy negativas para la economía.

 

A nivel nacional, la Cámara Venezolana de Comercio e Industria (Venamcham, 2020), señala que: 

Nuestras empresas atraviesan ciertas fases críticas en esta pandemia, como lo podrían ser: 1) reacción, respuesta a los desafíos inmediatos que se le presentan; 2) resiliencia, gestión y adaptabilidad a través de la incertidumbre; 3) recuperación, restablecimiento e identificación de oportunidades para estar mejor preparado; y 4) nueva realidad, estar preparados para un nuevo modelo de gestión y de negocios en la era digital. (p.3)

 

De igual manera, advierte que el tiempo de permanencia en estas fases y su restablecimiento pleno tendrá variaciones dependiendo de las industrias, los países donde estas operan y otras condiciones que a veces son inciertas. Por lo que, durante estas fases se hace necesario estar interconectados a las partes de interés claves, con la finalidad de mitigar las posibles interrupciones en las cadenas de suministros

También menciona, que se debe actuar de manera oportuna ante cualquier eventualidad que pueda afectar la operación de cada una de las empresas, sugiriendo a su vez la posibilidad del establecimiento de equipos para centrarse en la evaluación de la cadena de suministro (entre los que destaca el inventario) y la gestión de riesgos, el cual trabajaría para reconfigurar y asegurar los flujos de la cadena de suministro cuando sea necesario utilizando métodos alternativos.

 

A nivel regional, los problemas reflejados por empresas nacionales también son evidentes en las comercializadoras locales, tal es el caso de las empresas comercializadoras de partes automotrices ubicadas en el municipio Mariño del estado Aragua, que han modificado sus procesos internos como respuesta a la incertidumbre, volatilidad y complejidad, pudiendo virtualizar la mayor parte de los procesos neurálgicos, a través del trabajo remoto o asistido por tecnología informática, siendo el almacén o manejo de inventario el único proceso que no se ha podido automatizar, controlar o manejar de manera remota, asistida o virtualizada, considerando que  precisamente la tecnología en esos momentos también ha sido fundamental, sirviendo como manifiesta García (2021), “como palanca de cambio en muchas de estas adaptaciones a las necesidades de un mercado convulsionado por la pandemia” (s/p)

De esta manera, mediante entrevistas informales realizadas por el  investigador a gerentes de empresas comercializadoras de partes automotrices, se verificó que se sigue dependiendo del factor humano para el control de inventario, presentándose entre otros inconvenientes, la descarga en los sistemas informáticos de mercancía errónea por parte del personal, colocación incorrecta de códigos de identificación, lo que ocasiona que sea enviada al cliente una mercancía distinta a la solicitada; por otra parte, el sistema administrativo utilizado para el control de los inventarios es el Sistema PROFIT, que no cuenta con el módulo de asistencia virtual o trabajo remoto, siendo imposible monitorear los inventarios existentes (stock) de forma remota lo que constituye una debilidad en el sistema.

Todo lo anterior, aunado a la necesaria implementación de medidas de bioseguridad y el mantenimiento de la distancia social, hace que se desacelere el proceso de rotación de inventario productos de las constantes fallas que se derivan de un inefectivo proceso manual, que se convierte en un “cuello de botella” (una fase de la cadena de suministro más lenta que otras, que ralentiza el proceso de producción global), donde las fallas en la gestión del inventario  ocasiona que se presente un inventario excesivo que no rota; se presente perdidas de la mercancía, muchas veces este problema obedece a que la mercancía que no está rotando en ocasiones, es sustraída del inventario puesto que no se encuentra codificada y simplemente se terminan perdiendo, aprovechando que se mueven del almacén sin ningún tipo de control generando pérdidas que pueden llegar a representar entre un 15 y 20 por ciento de las ganancias por concepto de comercialización; lo cual puede llegar a representar cuantiosas pérdidas para la empresa.

En ese orden, La gestión de inventarios se lleva a cabo en un marco de planeación de las entradas, salidas y saldos que podrían tener las empresas; como del número de bienes y la cantidad de los mismos en forma periódica, asimismo los pasivos que generan y los posteriores pagos que conllevan. Con el apoyo de las plataformas virtuales se puede inferir que la gestión de inventarios se llevará a cabo en el marco de una adecuada organización al buscar que los inventarios se gestionen en una determinada dependencia con personal idóneo, con políticas y procedimientos orientados a controlar todos los movimientos que se originan en las empresas. ¿Cuál es el impacto en la gestión de control de inventarios mediante ambientes virtuales, en la situación financiera de las empresas comercializadoras de partes automotrices, ubicadas en Venezuela?

Una vez descrito el problema surge la necesidad de realizar un trabajo de investigación que se oriente a la propuesta de gestión estratégica de los inventarios a través de la virtualidad en las empresas comercializadoras de partes automotrices, en Venezuela, donde se maneje la situación y gestión de la continuidad del negocio, seguida de una etapa de aprendizaje y de emerger más fuerte cuando las empresas se preparan para los nuevos escenarios comerciales, por lo cual se generan las siguientes interrogantes, que constituyen el objeto de investigación:

 

Enlace del video:

https://www.youtube.com/watch?v=DC2oT2hZ3J8&t=2s

Econ. Julio C, Utrera R.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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