GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA EN EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE PARTES AUTOMOTRICES: VISIÓN DESDE LAS PLATAFORMAS VIRTUALES
Es
incuestionable la relevancia que tiene el control de los inventarios como
proceso primordial de cualquier organización, ya que tales inventarios se
convierten en efectivo, una vez que se realiza la venta del mismo. Las
empresas, como, por ejemplo, las importadoras de partes automotrices, manejan
grandes cantidades de inventarios, que deben estar almacenados de manera
organizada, que luego son embalados de manera determinada y que hace necesarios
controles adecuados mediante políticas, procesos y funciones, que conduzcan a
una adecuada organización de los inventarios. A tal efecto, según las
Normas Internacionales de Contabilidad 2 (NIC 2, 2020, pág. 5), los inventarios
son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros que serán consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
De igual forma, Barzallo y Solórzano (2013), definen el inventario como “aquel conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar” (p.23). De igual forma, Sánchez, Vargas, Reyes y Vidal (2011), mencionan que “dentro de toda organización es de vital importancia la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario” (p.89). Mientras que, Zapata (2011), indica que son “bienes que están disponibles para la producción, venta o consumo interno” (p.123)
En las consideraciones anteriores, se observa como los autores conceden importancia al inventario como elemento necesario en el proceso de producción, comercialización, abastecimiento o consumo interno de los bienes que son almacenados por una empresa, por lo que su manejo reviste igual relevancia, así como la estructura que sirve para controlar el nivel de existencia, siendo determinante en las decisiones de compra de cada elemento y el momento exacto de efectuar esa compra, lo que convierte al inventario en uno los principales recursos que dispone una entidad comercial o industrial.
Cabe destacar
que, según Chalotra (2013), la esencia de la gestión de inventarios es aumentar
las operaciones comerciales para garantizar un flujo eficaz de bienes,
productos y servicios. En ese sentido, Ramírez y Manotas (2014), señalan que
“los inventarios constituyen, en la mayoría de los casos, uno de los
principales componentes del capital de trabajo de las organizaciones y las
decisiones de inversión en este rubro” (p.251)
Como resultado, varias organizaciones se han centrado más en la importancia de mejorar la eficiencia del sistema de control interno de la gestión de inventarios. Las debilidades del control interno pueden resultar en oportunidades para fenómenos de fraude, según lo establecido por Cressey (1973) que: “la Teoría del Entrenamiento en Fraude puede explicar los fenómenos de fraude” (p.145) Esta teoría demostró tres factores que representan las razones, que llevaron a los fraudes cometidos, incluyen oportunidades, presión y racionalización.
Con base en las explicaciones anteriores, es importante investigar las debilidades del control de gestión de inventario en la organización, cuando una empresa no tiene los sistemas satisfactorios para controlar la compra de inventario, valoración y seguimiento. Hay posibilidades más divergentes entre la demanda y la oferta de inventarios, lo que afecta negativamente el desempeño operativo como lo mencionan Feng, Li, McVay y Skaife (2015).
Por otra parte, según lo expresado por Asencio, González y Lozano (2017), “el inventario se comporta como un amortiguador entre dos sistemas: uno de oferta (producción o abastecimiento) y otro de demanda (clientes o distribuidores)” (p.2) En función de estas características, es entendible que a juicio de los autores el tamaño del inventario va a depender del comportamiento de estos sistemas.
Explican Asencio, González y
Lozano (2017), que “mientras exista demora en la cadena de abastecimiento,
mayor sería el tamaño del inventario, debido al efecto látigo de la demanda,
por lo que recomiendan mantener un nivel adecuado de inventario para evitar
posibles costos por mantenimientos o pérdidas por deterioro o por excedentes,
lo cual afectaría de manera directa la rentabilidad de la empresa (p.89)
En orden de ideas, Duran (2012),
señala que el mantenimiento de niveles elevados de inventarios involucra una
mayor cantidad de recursos financieros inmovilizados afectando el flujo de
operaciones dentro de la empresa.
Mientras que el caso contrario, de bajos niveles de inventarios,
provocaría que se realicen mayor cantidad de pedidos a los proveedores, además
de la incapacidad de cubrir satisfactoriamente la demanda, lo que ocasiona
pérdida de clientes, disminución de ventas y afectación en las utilidades. (p.256)
Por las razones antes expuestas,
toda empresa debe tener un sistema de gestión, que le permita principalmente
tomar decisiones y ejercer el control, es decir, se toma la información
contable para identificar que productos y/o servicios son rentables para la
organización a través de información fiable y oportuna. Por lo tanto, el
control de gestión de inventario, debe crear las condiciones necesarias para
disminuir el riesgo; esto se logra analizando adecuadamente los indicadores
financieros y logísticos, determinando el punto óptimo de gestión productiva y financiera.
El control y gestión de
inventarios depende en gran medida de pronosticar de forma acertada las
condiciones que inciden directa o indirectamente en el proceso productivo o
administrativo de la empresa, es decir, que se debe tomar la información del
entorno y relacionarla a su vez con la obtenida por cada uno de los
departamentos que forman parte del ente empresarial. Sin embargo, estas
decisiones deben estar acompañadas de políticas de gestión de inventario bien
definidas, que a su vez puedan ser flexibles adaptándose a entornos virtuales.
Dentro del control y gestión
financiera, como herramienta complementaria, se encuentra la gestión de
inventarios, la cual permite gestionar los recursos disponibles para la venta a
través del proceso de toma de decisiones, ya que el objetivo de una gestión de
inventario es simplificar las actividades operativas a través del uso de
tecnologías, resultando en que las organizaciones no solo podrán mejorar sus
procesos de producción, sino que también se tendrá información relevante para
el proceso de toma de decisiones.
Ahora bien, el proceso de
gestión y control de inventarios de toda organización empieza en la
recopilación de la información desde la fuente de datos, de los comprobantes de
todas las operaciones que realiza una empresa, los cuáles son clasificados, y
llevados a partidas o cuentas contables para su posterior registro en los
libros de la empresa. Esta información es compilada y analizada en los Estados
Financieros, sin embargo, el movimiento logístico también es importante en este
punto, y crear los mecanismos de control permite la correcta valoración de los
activos disponibles para la venta.
De esta manera, la desorganización y la carencia de mecanismos de control
sobre los inventarios dentro de la empresa, generan errores de control en el
corto y mediano plazo, ineficiencia en el uso de recursos y reducción de la
rentabilidad empresarial. Bajo este contexto, resulta interesante analizar los
aspectos asociados al control de inventario que inciden en la rentabilidad de
las comercializadoras de repuestos automotrices.
Para las empresas involucradas en estas cadenas de suministro, la
prioridad es mantener niveles de servicio adecuados en el escenario actual,
garantizando una alta disponibilidad en cada eslabón para ayudar a preservar el
abastecimiento de este tipo de rubros comerciales. Esto requiere mantener la
articulación y flexibilidad de los procesos en la cadena de suministro, (lo que
incluye el mantenimiento de niveles óptimo de inventario), reflejada en la toma
de decisiones. A pesar de la relevancia del problema, los estudios sobre estrategias
comerciales de inventario de productos y su impacto en el nivel de servicio y
la demanda volátil son limitados.
Por la volatilidad, incertidumbre
y complejidad del mercado, las cadenas de suministro de las empresas comercializadoras
han recibido un gran impacto debido a la modificación en el consumo que ha
producido cambios en el comportamiento de la demanda, lo cual se ha reflejado
tanto en el tipo de productos como en las cantidades a entregar, generando lo
que Pastore y Col. (2020), señalan como efecto látigo, que se extiende por
todos los eslabones de la cadena, creando un ambiente de inestabilidad en los
sistemas de producción y distribución que disminuye significativamente su
desempeño operativo y financiero.
Atender la demanda apremiante a
través del desarrollo de estrategias y el uso de activos y capacidades únicos,
es responsabilidad de las empresas. En consecuencia, el control de inventarios
es uno de los temas más complejos en la logística y gestión de la cadena de
suministro, y las causas asociadas a la necesidad de mantener inventarios de
cualquier tipo y en cualquier empresa, son las fluctuaciones aleatorias en la
demanda y el tiempo de entrega, ambas variables se ven afectados por periodos
de incertidumbre. Según Pérez Vergara y col. (2020), esta es más visible en las
pequeñas y medianas empresas (PYMES), que deben competir con multinacionales
del mismo sector, que cuentan con mayor infraestructura, en términos de
procesos y solidez financiera, lo que lo convierte en un gran desafío.
Kumar y col. (2020), indican que
para responder a los requisitos de los clientes en este nuevo contexto y
gestionar la cadena de suministro durante periodos de
incertidumbre, volatilidad y complejidad, se requiere una coordinación y colaboración
sin precedentes entre procesos, organizaciones, mercados y la economía en
general. (p.149)
Por su parte, Verma y Gustafsson
(2020), se han publicado un número relativamente elevado de artículos
analizando su impacto y propuestas en el ámbito de los negocios y la gestión,
en los que el enfoque del negocio tradicional demuestra no ser efectivo y
propuestas diferentes se elaboran de acuerdo a nichos definidos, lo que
demuestra que esta etapa será un catalizador para las políticas de corto,
mediano y largo plazo en cada área de producción especifica. (p.789)
En particular, existe necesidad de producir literatura científica sobre prácticas comerciales exitosas en el manejo de esta incertidumbre, haciendo énfasis en la gestión de inventarios, enfocada a mantener bajos niveles de inventario optimizado, es ineficaz en el entorno de improbable alto riesgo, pero de gran impacto. Para Ávila Forero (2020), columnista de la Revista Dinero, los efectos de los periodos de incertidumbre, volatilidad y complejidad en las empresas comercializadoras de repuestos se manifiestan a través de la disminución en la demanda, conllevando a un deterioro en el valor de los inventarios, explicando que esto a su vez fomenta un efecto látigo, describiéndolo de la siguiente manera (p.145)
Los minoristas, al ver menos demanda de los
consumidores, ordenan menos a los mayoristas; estos ordenan menos a los
fabricantes; y los fabricantes piden menos de sus proveedores. Si este efecto
látigo, se combina con las interrupciones del suministro y una desaceleración
en el gasto del consumidor las consecuencias son muy negativas para la
economía.
A nivel nacional, la Cámara Venezolana de Comercio e Industria (Venamcham, 2020), señala que:
Nuestras empresas atraviesan ciertas fases
críticas en esta pandemia, como lo podrían ser: 1) reacción, respuesta a los
desafíos inmediatos que se le presentan; 2) resiliencia, gestión y
adaptabilidad a través de la incertidumbre; 3) recuperación, restablecimiento e
identificación de oportunidades para estar mejor preparado; y 4) nueva
realidad, estar preparados para un nuevo modelo de gestión y de negocios en la
era digital. (p.3)
De igual manera, advierte que el
tiempo de permanencia en estas fases y su restablecimiento pleno tendrá
variaciones dependiendo de las industrias, los países donde estas operan y
otras condiciones que a veces son inciertas. Por lo que, durante estas fases se
hace necesario estar interconectados a las partes de interés claves, con la
finalidad de mitigar las posibles interrupciones en las cadenas de suministros
También menciona, que se debe
actuar de manera oportuna ante cualquier eventualidad que pueda afectar la
operación de cada una de las empresas, sugiriendo a su vez la posibilidad del
establecimiento de equipos para centrarse en la evaluación de la cadena de
suministro (entre los que destaca el inventario) y la gestión de riesgos, el
cual trabajaría para reconfigurar y asegurar los flujos de la cadena de
suministro cuando sea necesario utilizando métodos alternativos.
A nivel regional, los problemas reflejados por empresas nacionales también son evidentes en las comercializadoras locales, tal es el caso de las empresas comercializadoras de partes automotrices ubicadas en el municipio Mariño del estado Aragua, que han modificado sus procesos internos como respuesta a la incertidumbre, volatilidad y complejidad, pudiendo virtualizar la mayor parte de los procesos neurálgicos, a través del trabajo remoto o asistido por tecnología informática, siendo el almacén o manejo de inventario el único proceso que no se ha podido automatizar, controlar o manejar de manera remota, asistida o virtualizada, considerando que precisamente la tecnología en esos momentos también ha sido fundamental, sirviendo como manifiesta García (2021), “como palanca de cambio en muchas de estas adaptaciones a las necesidades de un mercado convulsionado por la pandemia” (s/p)
De esta manera, mediante entrevistas informales realizadas por el investigador a gerentes de empresas comercializadoras de partes automotrices, se verificó que se sigue dependiendo del factor humano para el control de inventario, presentándose entre otros inconvenientes, la descarga en los sistemas informáticos de mercancía errónea por parte del personal, colocación incorrecta de códigos de identificación, lo que ocasiona que sea enviada al cliente una mercancía distinta a la solicitada; por otra parte, el sistema administrativo utilizado para el control de los inventarios es el Sistema PROFIT, que no cuenta con el módulo de asistencia virtual o trabajo remoto, siendo imposible monitorear los inventarios existentes (stock) de forma remota lo que constituye una debilidad en el sistema.
Todo lo anterior, aunado a la
necesaria implementación de medidas de bioseguridad y el mantenimiento de la distancia
social, hace que se desacelere el proceso de rotación de inventario productos
de las constantes fallas que se derivan de un inefectivo proceso manual, que se
convierte en un “cuello de botella” (una fase de la cadena de suministro más
lenta que otras, que ralentiza el proceso de producción global), donde las
fallas en la gestión del inventario
ocasiona que se presente un inventario excesivo que no rota; se presente
perdidas de la mercancía, muchas veces este problema obedece a que la mercancía
que no está rotando en ocasiones, es sustraída del inventario puesto que no se
encuentra codificada y simplemente se terminan perdiendo, aprovechando que se
mueven del almacén sin ningún tipo de control generando pérdidas que pueden
llegar a representar entre un 15 y 20 por ciento de las ganancias por concepto
de comercialización; lo cual puede llegar a representar cuantiosas pérdidas
para la empresa.
En ese orden, La gestión de inventarios se lleva a cabo en un marco de planeación
de las entradas, salidas y saldos que podrían tener las empresas; como del
número de bienes y la cantidad de los mismos en forma periódica, asimismo los
pasivos que generan y los posteriores pagos que conllevan. Con el apoyo de las
plataformas virtuales se puede inferir que la gestión de inventarios se llevará
a cabo en el marco de una adecuada organización al buscar que los inventarios
se gestionen en una determinada dependencia con personal idóneo, con políticas
y procedimientos orientados a controlar todos los movimientos que se originan
en las empresas. ¿Cuál
es el impacto en la gestión de control de inventarios mediante ambientes
virtuales, en la situación financiera de las empresas comercializadoras de
partes automotrices, ubicadas en Venezuela?
Una vez descrito el problema
surge la necesidad de realizar un trabajo de investigación que se oriente a la
propuesta de gestión estratégica de los inventarios a través de la virtualidad
en las empresas comercializadoras de partes automotrices, en Venezuela, donde
se maneje la situación y gestión de la continuidad del negocio, seguida de una
etapa de aprendizaje y de emerger más fuerte cuando las empresas se preparan
para los nuevos escenarios comerciales, por lo cual se generan las siguientes
interrogantes, que constituyen el objeto de investigación:
Enlace del video:
https://www.youtube.com/watch?v=DC2oT2hZ3J8&t=2s
Econ. Julio C, Utrera R.
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